Kepala Tata Usaha (KTU) : Pengertian, Job Description, dan Rentang Gajinya

Apa itu Kepala Tata Usaha (KTU)

KTU atau Kepala Tatau Usaha adalah orang yang bertanggung jawab terhadap semua kegiatan Administrasi di Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit. Karena peranya yang yang sangat penting inilah maka posisi KTU tidak boleh dibiarkan kosong. KTU biasanya dibantu oleh beberapa admin yang disebut krani,misalnya krani panen,krani produksi,krani hrga,krani traksi,dll.

Secara struktural KTU berada langsung dibawah Estate Manager, namun secara tidak langsung KTU juga melapor kepada Accounting Manager.

Detail Jabatan

Nama Jabatan : Kepala Tata Usaha (KTU)
Lokasi : Kebun
Melapor Ke : Estate Manager
Bawahan : Kasie,Ka.Gudang/Logistik, Kerani-Kerani Kebun.
Hubungan Eksternal : Depnaker, Muspika, Kantor Pajak, Bank, Kantor Statistik , Jamsostek
Hubungan Internal : Pabrik, Kantor Perwakilan, Dept. Riset, Regional Workshop & Civil Engenering, Purchasing, Accounting, Hrd, It.

Job Descriptions Kepala Tata Usaha (KTU)

1. Perencanaan

Bersama-sama dengan Estate Manager menyusun budget berdasarkan data yang diperoleh dari asisten kebun dan Askep Kebun
Bersama-sama Estate Manager merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan keperluan dari kebun.

2. Pembukuan

Memeriksa transaksi jurnal keuangan untuk keperluan posting ke general ledger agar tidak terjadi adanya saldo abnormal.
Membuat rekonsiliasi rekening koran antar unit / kebun untuk mengetahui pengeluaran dari masing-masing unit.
Memeriksa trial balance laporan keuangan untuk selanjutnya dikirim (transfer out) ke departemen Accounting kantor pusat (Jakarta).
Membuat daftar gaji berdasarkan daftar hadir dan lembur untuk keperluan pembayaran gaji karyawan.
Memeriksa perhitungan pajak penghasilan karyawan dan jamsostek untuk memastikan kesesuaian dengan ketentuan yang berlaku.
Membuat rekapitulasi realisasi pengobatan karyawan untuk dikirim ke Kasir dan HRD Jakarta.
Mengurus perpanjangan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dan Surat Tanda Uji Kendaraan (STUK) yang telah habis masa berlakunya.

3. Kasir

Membuat permintaan kebutuhan dana operasional dan laporan pertanggungjawabannya berdasarkan pengajuan permintaan kebutuhan dana dari masing-masing kebun ke kantor pusat.
Memeriksa penerimaan dan pengeluaran uang dari Kasir untuk memastikan kesesuaian dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.
Melakukan stock opname petty cash untuk memastikan kesesuaian antara nota debit dengan jumlah fisik uang.

4. Gudang

Memeriksa administrasi penerimaan dan pengeluaran barang-barang di gudang berdasarkan bon permintaan barang dan pencatatan administrasi gudang.
Melakukan stock opname atas barang-barang di gudang untuk memastikan kesesuaian antara kartu stock dengan fisik barang.
Berkoordinasi dengan kebun-kebun lain untuk menindaklanjuti barang-barang yang dead stock dan slow moving.

5. Pembelian

Memeriksa dan membuat rekapitulasi permintaan pembelian dari masing-masing divisi untuk memastikan kesesuaian dengan budget yang telah disetujui.
Melakukan negosiasi harga dengan supplier atas barang-barang consumable yang dibutuhkan oleh kebun.
Membuat laporan outstanding permintaan pembelian ke departemen Purchasing kantor perwakilan dan pusat (Jakarta) untuk ditindaklanjuti.
Memeriksa barang-barang yang diterima dari bagian purchasing untuk memastikan kesesuaian dengan spesifikasi dan jenis barang yang dipesan.

6. Administrasi Tanaman

Membuat laporan LC,TBM dan TM dari masing-masing blok tanaman kemudian diserahkan ke departemen Riset untuk keperluan Riset.
Membuat laporan statistik perkebunan untuk keperluan kantor statistik.
Membuat laporan Data Informasi Operasional (DIO) untuk mengetahui biaya serta perkembangan hasil kerja.
Membuat laporan manager (Manager’s Report) atas seluruh kegiatan operasional berdasarkan data yang diterima dari divisi / kebun.

7. Personalia / Umum

Memproses penerimaan calon karyawan yang telah disetujui oleh Estate Manager berdasarkan adanya permintaan kebutuhan tenaga kerja dari divisi / kebun.
Melakukan pembinaan dan konseling serta membuat surat peringatan maupun proses PHK terhadap karyawan.
Membuat laporan penambahan dan pengurangan tenaga kerja untuk keperluan pelaporan ke Departemen Tenaga Kerja, PT. Jamsostek dan Departemen HRD (kantor pusat).
Membuat laporan iuran dana pensiun, daftar kepersertaan dan pengajuan jaminan hari tua kepada pengelola dana pensiun (kantor pusat).
Memeriksa daftar upah dan lembur karyawan berdasarkan catatan kehadiran untuk keperluan pembayaran upah.
Memonitor pengelolaan klinik dan sarana pendidikan untuk memastikan kesesuaian dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Memonitor personal file karyawan agar selalu dalam keadan rapi dan teratur sehingga memudahkan dalam mencari bila diperlukan.
Melakukan tugas-tugas lain yang didelegasikan oleh atasan yang masih dalam lingkup bidang pekerjaannya.

8. Manajemen Staf

Membagi pengetahuan dan ketrampilan kepada bawahan dan atau rekan kerja.
Mengidentifikasikan dan mengusulkan kebutuhan pelatihan yang sesuai dengan tingkat ketrampilan dan rencana pengembangan karir yang bersangkutan.
Melaksanakan pemantauan dan memberikan masukan secara rutin terhadap hasil kerja bawahan.

Standar Gaji Kepala Tata Usaha (KTU)

Gaji seorang Kepala Tata Usaha (KTU) tergantung dari standar perusahaan yang berlaku, namun jika mengikuti standar gaji dalam industri yang serupa maka standar gaji Kepala Tata Usaha (KTU) adalah:

Fresgraduate/MT/Junior : Gaji Pokok 5jt - 7jt diluar tunjangan

Senior : Gaji Pokok 7jt-9jt diluar tunjangan

Namun tidak menutup kemungkinan akan lebih tinggi atau lebih rendah,terkadang lokasi kerja juga ikut mempengaruhi.

Hanaka Paham Kesehatan, tertarik dengan Bisnis,Financial, Technology,Otomotif, Fashion & Beauty,Culinary.

Job Sawit